Privacy Policy — Kamalaya Spa messaging service

Last updated: 5 November 2026

1. Who we are

This policy explains how Kamalaya Spa handles personal data when you write to us on WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger or Telegram.

The data controller is Kamalaya Spa d.o.o., a company registered in Montenegro, registration number 5-0736508/002, tax ID (PIB) 03170802, Marka Radovića 139, 81000 Podgorica, Montenegro (“Kamalaya Spa”, “we”).

Privacy questions: kamalayathai@gmail.com.

The service is developed and maintained for us by a technical contractor, who processes data only on our instructions.

2. What the service does

Your messages arrive in our shared customer inbox. Replies are written by our administrators or by an AI assistant. The assistant answers questions about our services, prices and opening hours, and books, reschedules or cancels appointments in our booking system. You can always ask to talk to a person, and the assistant then hands the conversation over to an administrator.

3. What data we process

• Your messages, photos, voice messages and files you send us, and our replies.
• The name and profile picture in your messenger profile, and the account identifier the messenger gives us.
• Your phone number. On WhatsApp we see it automatically; in other messengers only if you give it to us.
• Appointment details: salon, service, date and time, therapist, and the visits and payments recorded in our booking system.
• If you started the conversation from one of our ads, the ad and campaign identifiers that Meta passes to us.

We do not ask for health, payment card or identity document data in chat. If you share it, we use it only to answer you.

4. Why we process it

• To answer your questions and to book, change or cancel your appointments at your request.
• To hand your conversation to an administrator, to check the quality of our answers and to prevent abuse (legitimate interest).
• To understand which ads and channels bring visitors, in aggregated statistics that link conversations to visits (legitimate interest).

We do not make automated decisions that have legal or similarly significant effects on you.

5. Who receives the data

• Meta Platforms (WhatsApp, Instagram, Messenger) and Telegram deliver the messages; their own privacy policies apply.
• OpenAI: the AI model that drafts replies receives the conversation text. Under OpenAI’s API terms, this data is not used to train its models.
• Altegio: our online booking system, where appointments and payments are stored.
• Google Cloud: servers in Sweden (EU), where the inbox, conversation history and statistics are stored.
• The customer inbox software we currently use (Message Help).
• Our technical contractor, on our instructions.

We do not sell personal data and do not use it for advertising outside our own services. Some of these providers (Meta, OpenAI, Telegram) also process data outside Montenegro and the EU, under their own safeguards.

6. How long we keep it

We keep conversation history for 24 months after your last message, then delete or anonymise it. We keep appointment and payment records for as long as accounting and tax law requires. Aggregated statistics do not identify you.

7. Security

Only authorised staff with personal logins have access. Connections are encrypted (HTTPS), and access is logged.

8. Your rights

You can ask for access to your data, correction, deletion, restriction of processing or a copy in a portable format, and you can object to processing. Write to kamalayathai@gmail.com or send DELETE MY DATA in the same chat. We answer within 30 days. You can also complain to the Agency for Personal Data Protection and Free Access to Information of Montenegro.

9. How to delete your data

Send DELETE MY DATA in the chat where you wrote to us, or email kamalayathai@gmail.com and tell us which messenger and which name or phone number you used. We delete your data within 30 days and confirm it, except the records that law requires us to keep (section 6). Details: How to delete your data.

10. Changes

We update this page when the service changes. The date at the top shows the latest version.

Politika privatnosti — servis za poruke Kamalaya Spa

Posljednje ažuriranje: 5. novembar 2026.

1. Ko smo mi

Ova politika objašnjava kako Kamalaya Spa postupa sa ličnim podacima kada nam pišete putem WhatsApp-a, Instagrama, Facebook Messengera ili Telegrama.

Rukovalac podacima je Kamalaya Spa d.o.o., društvo registrovano u Crnoj Gori, registarski broj 5-0736508/002, PIB 03170802, Marka Radovića 139, 81000 Podgorica, Crna Gora („Kamalaya Spa”, „mi”).

Pitanja o privatnosti: kamalayathai@gmail.com.

Servis za nas razvija i održava tehnički izvođač, koji obrađuje podatke isključivo po našim uputstvima.

2. Šta servis radi

Vaše poruke stižu u naše zajedničko sanduče za poruke. Odgovaraju naši administratori ili AI asistent. Asistent odgovara na pitanja o uslugama, cijenama i radnom vremenu i zakazuje, pomjera ili otkazuje termine u našem sistemu za zakazivanje. Uvijek možete tražiti da razgovarate sa osobom, i asistent tada predaje razgovor administratoru.

3. Koje podatke obrađujemo

• Poruke, fotografije, glasovne poruke i fajlove koje nam pošaljete, i naše odgovore.
• Ime i profilnu fotografiju iz vašeg profila u aplikaciji za poruke i identifikator naloga koji nam ta aplikacija dostavlja.
• Broj telefona. Na WhatsApp-u ga vidimo automatski, a u ostalim aplikacijama samo ako nam ga sami date.
• Podatke o terminima: salon, usluga, datum i vrijeme, terapeut, kao i posjete i plaćanja evidentirane u našem sistemu za zakazivanje.
• Ako ste razgovor započeli iz naše reklame, identifikatore oglasa i kampanje koje nam dostavlja Meta.

U porukama ne tražimo podatke o zdravlju, platnim karticama ni ličnim dokumentima. Ako ih pošaljete, koristimo ih samo da vam odgovorimo.

4. Zašto obrađujemo podatke

• Da odgovorimo na vaša pitanja i da na vaš zahtjev zakažemo, pomjerimo ili otkažemo termin.
• Da razgovor predamo administratoru, pratimo kvalitet odgovora i spriječimo zloupotrebe (legitimni interes).
• Da razumijemo koje reklame i kanali dovode klijente, kroz zbirnu statistiku koja povezuje razgovore sa posjetama (legitimni interes).

Ne donosimo automatizovane odluke koje za vas proizvode pravne ili slične značajne posljedice.

5. Ko prima podatke

• Meta Platforms (WhatsApp, Instagram, Messenger) i Telegram dostavljaju poruke i primjenjuju svoje politike privatnosti.
• OpenAI: AI model koji priprema odgovore dobija tekst razgovora. Prema uslovima OpenAI API-ja, ti podaci se ne koriste za treniranje modela.
• Altegio: naš sistem za online zakazivanje, u kojem se čuvaju termini i plaćanja.
• Google Cloud: serveri u Švedskoj (EU) na kojima se čuvaju sanduče za poruke, istorija razgovora i statistika.
• Softver za sanduče poruka koji trenutno koristimo (Message Help).
• Naš tehnički izvođač, po našim uputstvima.

Ne prodajemo lične podatke i ne koristimo ih za reklamiranje van naših usluga. Neki od navedenih pružalaca (Meta, OpenAI, Telegram) obrađuju podatke i van Crne Gore i EU, uz sopstvene mjere zaštite.

6. Koliko dugo čuvamo podatke

Istoriju razgovora čuvamo 24 mjeseca od vaše posljednje poruke, a zatim je brišemo ili anonimizujemo. Evidenciju termina i plaćanja čuvamo onoliko koliko zahtijevaju propisi o računovodstvu i porezima. Zbirna statistika vas ne identifikuje.

7. Bezbjednost

Pristup imaju samo ovlašćeni zaposleni sa ličnim nalozima. Veze su šifrovane (HTTPS), a pristup se evidentira.

8. Vaša prava

Možete tražiti pristup svojim podacima, ispravku, brisanje, ograničenje obrade ili kopiju u prenosivom formatu, i možete uložiti prigovor na obradu. Pišite na kamalayathai@gmail.com ili pošaljite DELETE MY DATA u istom četu. Odgovaramo u roku od 30 dana. Možete podnijeti i pritužbu Agenciji za zaštitu ličnih podataka i slobodan pristup informacijama Crne Gore.

9. Kako da obrišete svoje podatke

Pošaljite DELETE MY DATA u četu u kojem ste nam pisali, ili pišite na kamalayathai@gmail.com i navedite aplikaciju i ime ili broj telefona koji ste koristili. Podatke brišemo u roku od 30 dana i to potvrđujemo, osim evidencije koju moramo čuvati po zakonu (odjeljak 6). Detaljnije: Kako da obrišete svoje podatke.

10. Izmjene

Ovu stranicu ažuriramo kada se servis promijeni. Datum na vrhu pokazuje posljednju verziju.